Studi Kasus Implementasi PPK dalam Swakelola PBJ

Salah satu bentuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah yang diatur dalam Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 46 Tahun 2025 adalah Swakelola. Metode ini menempatkan instansi pemerintah sebagai pelaksana kegiatan, bukan penyedia pihak ketiga. Dalam praktiknya, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memiliki peran krusial dalam memastikan kegiatan Swakelola berjalan efektif, transparan, dan sesuai prinsip value for money.

Artikel ini akan membahas studi kasus implementasi PPK dalam Swakelola PBJ, mencakup tahapan pelaksanaan, tantangan yang dihadapi, serta solusi dan strategi berdasarkan praktik terbaik di lapangan. Bagi ASN dan aparatur pengadaan, pemahaman ini sangat penting untuk menjalankan peran sesuai ketentuan terbaru pasca diterbitkannya Perpres 46/2025.

Konsep Dasar Swakelola dalam PBJ

Swakelola merupakan metode pengadaan barang/jasa di mana pekerjaan dilakukan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD), bukan melalui penyedia. Tujuannya adalah:

• Meningkatkan efisiensi dan kemandirian instansi pemerintah.

• Mendorong pemberdayaan masyarakat dan lembaga non-pemerintah.

• Memastikan kegiatan tertentu yang bersifat non-komersial dapat dilakukan dengan prinsip akuntabilitas.

Berdasarkan Perpres 46/2025, terdapat empat jenis Swakelola, yakni:

Setiap tipe Swakelola memiliki struktur peran berbeda, namun tetap membutuhkan pengawasan dari PPK agar pelaksanaannya sesuai dengan standar PBJ pemerintah.

Peran Strategis PPK dalam Swakelola

Dalam Swakelola, PPK bertanggung jawab atas keseluruhan proses manajerial kegiatan, termasuk validasi perencanaan, pengendalian anggaran, serta pelaporan hasil kegiatan.

Beberapa fungsi utama PPK antara lain:

1. Menyusun dan mengesahkan dokumen perencanaan kegiatan.

2. Mengalokasikan dan memverifikasi anggaran.

3. Menetapkan pelaksana kegiatan (Tim Pelaksana dan Tim Pengawas).

4. Mengawasi progres pelaksanaan dan memastikan pencapaian output.

5. Menyusun laporan pertanggungjawaban hasil Swakelola.

Perpres 46/2025 memperkuat tanggung jawab PPK agar lebih berorientasi pada pengendalian kinerja, bukan hanya administrasi.

Untuk memperdalam pemahaman teknis dan implementatif, ASN dapat mengikuti Bimtek Implementasi Teknis Tugas & Wewenang PPK Dalam PBJ Pasca Terbitnya Perpres No. 46 Tahun 2025 yang membahas penerapan peraturan baru ini secara komprehensif.

Tahapan Implementasi Swakelola oleh PPK

Implementasi Swakelola PBJ harus mengikuti siklus pengadaan sebagaimana diatur dalam regulasi terbaru. Berikut tahapan utama yang wajib dijalankan PPK:

1. Tahap Perencanaan Kegiatan

Pada tahap ini, PPK memastikan kegiatan Swakelola telah terdaftar dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan sesuai dengan indikator kinerja yang disetujui oleh PA/KPA.

Checklist kegiatan PPK pada tahap perencanaan:

• ✅ Menyusun kerangka acuan kerja (KAK) Swakelola.

• ✅ Menentukan jenis Swakelola (I, II, III, atau IV).

• ✅ Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan jadwal kegiatan.

• ✅ Melakukan analisis risiko dan strategi mitigasinya.

2. Tahap Persiapan Pelaksanaan

PPK bertugas memastikan kesiapan administratif dan teknis pelaksana Swakelola.

Langkah penting meliputi:

• Menetapkan Tim Pelaksana dan Tim Pengawas melalui surat keputusan (SK).

• Memastikan kesiapan sumber daya manusia, peralatan, dan lokasi kerja.

• Menetapkan metode monitoring dan sistem pelaporan.

Contoh format struktur tim Swakelola:

3. Tahap Pelaksanaan Kegiatan

Selama pelaksanaan Swakelola, PPK wajib melakukan pengendalian kegiatan melalui monitoring progres fisik dan keuangan.

Beberapa tugas utama PPK di tahap ini:

• Melakukan verifikasi bukti pengeluaran dan pembelian barang.

• Memantau kegiatan lapangan secara berkala.

• Mengendalikan mutu hasil pekerjaan.

• Menyetujui perubahan kegiatan bila ada kebutuhan mendesak.

Tabel berikut menunjukkan indikator pengawasan yang digunakan:

4. Tahap Serah Terima dan Pelaporan

Setelah kegiatan Swakelola selesai, PPK bertanggung jawab menyusun laporan akhir.

Langkah-langkah pelaporan mencakup:

1. Pemeriksaan hasil kegiatan oleh Tim Pengawas.

2. Penyusunan Berita Acara Serah Terima (BAST).

3. Pengajuan laporan realisasi keuangan dan hasil kegiatan.

4. Evaluasi dan dokumentasi pembelajaran proyek.

Dokumen pelaporan yang wajib diserahkan PPK:

Studi Kasus: Implementasi PPK dalam Swakelola di Kabupaten Z

Sebagai contoh, Kabupaten Z melaksanakan kegiatan pembangunan taman edukasi berbasis masyarakat dengan metode Swakelola Tipe III pada tahun 2024.

Kondisi Awal

Sebelum diterapkannya Perpres 46/2025, pelaksanaan Swakelola masih menghadapi beberapa kendala, antara lain:

• Keterlambatan laporan keuangan dari kelompok masyarakat.

• Minimnya kontrol kualitas hasil pekerjaan.

• Tidak ada sistem evaluasi pasca kegiatan.

Langkah Perbaikan

Pasca diterapkannya Perpres 46/2025, PPK di Kabupaten Z melakukan langkah-langkah strategis berikut:

1. Penerapan e-Monev Swakelola, untuk memantau realisasi fisik dan keuangan secara real-time.

2. Pelatihan teknis bagi Tim Pelaksana dan masyarakat mengenai standar pelaksanaan kegiatan.

3. Pembentukan Tim Pengawas Independen untuk memastikan kualitas hasil pekerjaan.

4. Evaluasi pasca kegiatan untuk mengukur manfaat sosial dari hasil Swakelola.

Hasil Akhir

Dalam kurun 6 bulan, proyek taman edukasi berhasil diselesaikan tepat waktu dan mendapatkan penilaian kepuasan masyarakat sebesar 92%.

Perubahan Tanggung Jawab PPK Pasca Perpres 46/2025

Perpres 46/2025 membawa sejumlah penyesuaian terhadap peran dan tanggung jawab PPK dalam pelaksanaan Swakelola:

Dengan demikian, PPK kini dituntut memiliki kompetensi digital, manajerial, dan analitis yang lebih kuat agar Swakelola dapat berjalan sesuai prinsip efektif, efisien, dan akuntabel.

Kompetensi yang Diperlukan PPK

Agar pelaksanaan Swakelola berjalan optimal, PPK perlu menguasai kompetensi berikut:

1. Pemahaman regulasi PBJ terkini (Perpres 46/2025).

2. Manajemen proyek dan pengendalian mutu.

3. Kemampuan penyusunan laporan berbasis digital (e-Contract dan e-Monev).

4. Kemampuan komunikasi dan negosiasi dengan mitra pelaksana.

Pelatihan yang difokuskan pada peningkatan kompetensi teknis, seperti Bimtek Implementasi Teknis Tugas & Wewenang PPK Dalam PBJ Pasca Terbitnya Perpres No. 46 Tahun 2025, menjadi langkah strategis bagi setiap instansi untuk memperkuat kapasitas SDM-nya.

Tantangan Umum dalam Swakelola

Meskipun Swakelola dianggap efisien, PPK kerap menghadapi sejumlah tantangan di lapangan, antara lain:

• Kurangnya pemahaman teknis tim pelaksana.

• Keterbatasan sistem digital untuk pelaporan.

• Risiko penyimpangan penggunaan anggaran.

• Koordinasi antarunit yang belum optimal.

Solusi praktis yang disarankan:

✅ Melakukan pelatihan Swakelola berbasis praktik lapangan.
✅ Mengintegrasikan sistem monitoring digital.
✅ Menyusun SOP Swakelola internal.
✅ Meningkatkan koordinasi dengan Inspektorat Daerah.

Sumber Resmi dan Acuan Pelaksanaan

Untuk mendukung pelaksanaan Swakelola sesuai peraturan, PPK disarankan untuk mengacu pada panduan resmi dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melalui situs https://www.lkpp.go.id.

LKPP menyediakan berbagai dokumen, termasuk template KAK Swakelola, format laporan, dan contoh perjanjian kerja sama antar instansi.

FAQ

1. Apa peran utama PPK dalam Swakelola PBJ?
PPK berperan mengendalikan seluruh tahapan Swakelola mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan agar kegiatan berjalan sesuai peraturan.

2. Apakah Swakelola dapat dilakukan oleh pihak non-pemerintah?
Ya, melalui Swakelola Tipe III atau IV yang melibatkan organisasi masyarakat, lembaga profesional, atau perguruan tinggi.

3. Bagaimana PPK mengawasi Swakelola di lapangan?
PPK melakukan monitoring secara berkala dan menggunakan sistem e-Monev untuk memantau progres kegiatan secara digital.

4. Apa manfaat utama Swakelola dibanding metode penyedia?
Swakelola memberikan fleksibilitas, efisiensi biaya, dan mendorong pemberdayaan masyarakat lokal dalam kegiatan pembangunan.

Kesimpulan

Implementasi Swakelola dalam PBJ memberikan peluang besar bagi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi dan kemandirian pelaksanaan kegiatan. Namun, keberhasilannya sangat bergantung pada peran aktif PPK sebagai pengendali utama.

Dengan diterbitkannya Perpres 46 Tahun 2025, peran PPK kini semakin strategis dan berorientasi pada tata kelola berbasis kinerja dan digitalisasi.

Untuk memastikan pelaksanaan Swakelola yang optimal, setiap PPK perlu memperkuat kapasitas melalui kegiatan pelatihan seperti Bimtek Implementasi Teknis Tugas & Wewenang PPK Dalam PBJ Pasca Terbitnya Perpres No. 46 Tahun 2025 yang membahas secara rinci aspek teknis dan implementatif regulasi terbaru.

Tingkatkan profesionalisme, pahami regulasi, dan wujudkan pengadaan yang transparan serta berorientasi hasil demi tata kelola pemerintahan yang akuntabel.