Panduan Lengkap Penyusunan RUP untuk SKPD: Teknik, Format, dan Contoh

Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah salah satu tahapan paling strategis dalam siklus pengadaan pemerintah. Bagi SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah), dokumen ini bukan sekadar daftar kegiatan, tetapi instrumen perencanaan kebutuhan barang/jasa yang menjadi dasar penyelenggaraan pengadaan selama satu tahun anggaran.

Dengan semakin ketatnya regulasi transparansi dan tata kelola pengadaan, penyusunan RUP harus dilakukan secara akurat, terukur, sesuai kebutuhan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, penting bagi setiap SKPD memahami teknik penyusunan RUP, format penyajian, serta contoh implementasinya agar proses perencanaan berjalan efektif.

Untuk pendalaman lanjutan dan pelatihan teknis terkait SIRUP, Anda dapat mempelajari artikel pilar Pelatihan Strategi Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Penginputan RUP pada SIRUP melalui anchor terintegrasi dalam pembahasan berikut.

Pengertian dan Fungsi RUP dalam Pengadaan Pemerintah

Rencana Umum Pengadaan adalah dokumen rencana awal yang memuat seluruh paket pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan oleh SKPD selama 1 (satu) tahun. RUP disusun sebelum proses pemilihan penyedia maupun pelaksanaan swakelola.

Fungsi utama RUP antara lain:

• Menjadi dasar transparansi kepada publik dan pelaku usaha.

• Sebagai panduan SKPD dalam melaksanakan pengadaan sesuai kebutuhan dan anggaran.

• Menghindari perencanaan mendadak yang dapat berpotensi melanggar prinsip efisiensi dan akuntabilitas.

• Menjadi basis upload paket pengadaan pada SIRUP LKPP.

Informasi resmi mengenai definisi dan tugas pelaksana pengadaan dapat dilihat melalui situs LKPP RI di:
???? LKPP – Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (https://www.lkpp.go.id)

Landasan Hukum Penyusunan RUP

Penyusunan RUP mengacu pada regulasi berikut:

• Perpres Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah terbaru

• Peraturan LKPP mengenai sistem informasi rencana umum pengadaan (SIRUP)

• Kebijakan internal pemerintah daerah dan petunjuk teknis SKPD

Tujuan regulasi tersebut adalah memastikan penyusunan RUP dilakukan secara transparan, tepat waktu, dan sesuai prinsip pengadaan.

Komponen Utama dalam RUP SKPD

Agar RUP mudah diinput dan ditelusuri, setiap SKPD harus memahami komponen pokok berikut:

1. Identitas Paket Pengadaan

• Nama paket

• Lokasi pekerjaan

• Tahun anggaran

• SKPD penanggung jawab

• KPA/PPK terkait

2. Jenis Pengadaan

• Barang

• Pekerjaan Konstruksi

• Jasa Konsultansi

• Jasa Lainnya

3. Sumber Pendanaan

• APBD Murni

• APBD Perubahan

• DAK/DAU

• Sumber lain yang sah

4. Perkiraan Nilai Paket

Nilai estimasi menjadi dasar untuk menentukan metode pengadaan.

5. Metode Pemilihan

• E-purchasing

• Tender/Seleksi

• Tender Cepat

• Pengadaan Langsung

• Swakelola

6. Waktu Pelaksanaan

Langkah-Langkah Penyusunan RUP untuk SKPD

Penyusunan RUP harus mengikuti tahapan terstruktur agar tidak terjadi duplikasi atau kesalahan input.

1. Identifikasi Kebutuhan SKPD

Kebutuhan harus diperoleh melalui:

Contoh identifikasi kebutuhan:

2. Menyusun Daftar Paket Pengadaan

Setelah identifikasi kebutuhan, SKPD mulai merinci paket:

• Nama paket harus jelas dan tidak multitafsir.

• Menggabungkan paket sejenis untuk efisiensi.

• Tidak memecah paket secara tidak sah (splitting).

Contoh paket benar:
“Pengadaan Peralatan IT Kantor – 1 Paket”
Contoh paket salah (karena splitting):
“Pengadaan Laptop 5 Unit”, “Pengadaan Laptop 5 Unit”, “Pengadaan Laptop 10 Unit”

3. Menentukan Metode Pemilihan Penyedia

Metode pemilihan harus mengikuti nilai pagu dan jenis pengadaan.

Contoh penentuan metode:

4. Menyusun RUP Menggunakan Format Standar

Format umum RUP memuat:

• Nama paket

• Uraian singkat

• Sumber dana

• Lokasi

• Volume

• Harga perkiraan

• Jadwal pelaksanaan

• Metode pemilihan

Berikut contoh format sederhana:

5. Input RUP ke Sistem SIRUP

Penginputan dilakukan oleh operator atau admin perencanaan SKPD.

Langkah umum input:

1. Login ke akun SIRUP

2. Pilih tahun anggaran

3. Masukkan data SKPD

4. Input paket satu per satu

5. Periksa kesesuaian data

6. Simpan dan publish paket

Untuk belajar teknis penginputan, Anda dapat merujuk artikel pilar:
➡️ Pelatihan Strategi Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Penginputan RUP pada SIRUP

Contoh Studi Kasus Penyusunan RUP SKPD

Kasus:

Dinas Pendidikan Kabupaten X memiliki anggaran Rp 5 miliar untuk program peningkatan sarana belajar.

Tahapan Analisis:

1. Identifikasi kebutuhan

2. Penentuan nilai paket

3. Metode pengadaan

   • Komputer → e-Purchasing

   • Meja kursi → Tender cepat

   • Buku digital → Pemilihan langsung

   • Bangunan → Tender

4. Input ke SIRUP
   Semua paket diinput berdasarkan format standar dan dijadwalkan dalam timeline yang disepakati.

Hasil ini memastikan seluruh paket siap dimulai tanpa menunggu revisi atau koreksi mendadak.

Kesalahan Umum dalam Penyusunan RUP SKPD

Beberapa kesalahan yang sering terjadi:

• Memasukkan data paket terlalu dekat dengan awal tahun anggaran

• Memecah paket tanpa alasan

• Estimasi nilai tidak akurat

• Jadwal tidak realistis

• Tidak sinkron dengan DPA

• Tidak melakukan verifikasi sebelum publish

Kesalahan ini dapat menghambat proses pemilihan penyedia dan memperlambat penyerapan anggaran.

Strategi Optimal untuk Penyusunan RUP yang Efektif

• Libatkan PPK, PPTK, dan pejabat perencanaan sejak awal.

• Gunakan data historis pengadaan tahun sebelumnya.

• Sesuaikan jadwal dengan kalender anggaran daerah.

• Menggunakan referensi harga resmi (e-Katalog).

• Menyusun paket secara agregat untuk hemat biaya.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Siapa yang bertanggung jawab menyusun RUP pada SKPD?

Penyusunan dilakukan oleh pejabat perencanaan SKPD dan diverifikasi oleh KPA/PPK sebelum diinput ke SIRUP.

2. Kapan batas waktu penyusunan RUP?

Biasanya sebelum tahun anggaran berjalan, namun mengikuti jadwal resmi yang ditetapkan pemerintah daerah.

3. Apakah RUP boleh direvisi?

Ya, RUP dapat direvisi apabila ada perubahan anggaran, kebijakan, atau kebutuhan SKPD.

4. Apakah setiap paket wajib diinput ke SIRUP?

Ya, seluruh paket pengadaan wajib dipublikasikan sebagai bentuk transparansi.

Akhiri Ketidakpastian Perencanaan Pengadaan, Mulai Susun RUP SKPD Anda Secara Profesional Sekarang Juga!