Bimtek Panduan Praktis Penyusunan Dokumen Akreditasi Berdasarkan KAFKTP

Akreditasi fasilitas pelayanan kesehatan kini menjadi salah satu fondasi utama untuk memastikan mutu pelayanan, keselamatan pasien, kinerja manajemen, serta tata kelola klinis yang lebih baik di tingkat primer. Seiring diterapkannya standar terbaru KAFKTP (Kerangka Acuan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama), kebutuhan FKTP dalam menyiapkan dokumen akreditasi secara komprehensif dan sistematis semakin mendesak.

Melalui Bimtek Panduan Praktis Penyusunan Dokumen Akreditasi Berdasarkan KAFKTP, fasilitas kesehatan dapat mempercepat proses penataan dokumen, meningkatkan kesiapan tim akreditasi, serta menyesuaikan seluruh elemen penilaian dengan tuntutan regulasi terbaru. Artikel ini menyajikan panduan terstruktur, contoh kasus, tabel komponen dokumen, hingga strategi implementasi di lapangan.

Sebagai internal link, Anda dapat memperdalam materi terkait melalui [Pelatihan Intensif Akreditasi FKTP/RS Standar Terbaru SNARS / KAFKTP].

Makna Strategis Dokumen Akreditasi Berdasarkan KAFKTP

Penyusunan dokumen akreditasi bukan semata-mata kewajiban administratif. Dokumen tersebut menjadi bukti bahwa FKTP telah:

• Menerapkan manajemen mutu dan keselamatan pasien secara terukur

• Menjalankan proses klinis berbasis standar nasional

• Memiliki tata kelola layanan yang konsisten

• Membangun budaya perbaikan mutu berkelanjutan

• Mencapai kepatuhan terhadap regulasi Kementerian Kesehatan

KAFKTP sendiri disusun untuk memberikan kerangka evaluasi yang lebih jelas, mencakup aspek:

1. Manajemen Fasilitas Pelayanan Kesehatan

2. Upaya Kesehatan Masyarakat dan Upaya Kesehatan Perorangan

3. Keselamatan Pasien

4. Pengelolaan Risiko

5. Tata Kelola Kepemimpinan

Regulasi ini diperkuat melalui berbagai keputusan Menteri Kesehatan, termasuk dokumen kebijakan yang dipublikasikan di Kementerian Kesehatan RI.

Tantangan FKTP dalam Penyusunan Dokumen Akreditasi

Banyak FKTP masih menghadapi kesulitan ketika mulai menyusun dokumen akreditasi. Tantangan umum mencakup:

• Kurangnya pemahaman tentang struktur KAFKTP terbaru

• Ketidakteraturan dokumen internal

• Tidak adanya penanggung jawab khusus per elemen penilaian

• Beban kerja tinggi sehingga penyusunan dokumen sering tertunda

• Minimnya pembuktian objektif (SOP, SK, form, rekam bukti implementasi)

• Tidak seragamnya format dokumen antar-unit

Dalam kondisi tersebut, Bimtek sangat berperan untuk menyederhanakan tahapan dan membuat proses penyusunan dokumen lebih terarah dan efisien.

Komponen Utama Dokumen Akreditasi Berdasarkan KAFKTP

Berikut adalah komponen dokumen utama yang wajib disiapkan FKTP untuk penilaian akreditasi:

1. Dokumen Kebijakan (SK)

Meliputi dokumen yang menetapkan tata kelola dan komitmen organisasi:

• SK Tim Mutu

• SK Tim Akreditasi

• SK Keselamatan Pasien

• SK Komite/Unit terkait lainnya

2. Dokumen Strategis

• Renstra

• Rencana Mutu

• Rencana Peningkatan Kinerja

• Analisis Risiko Pelayanan

3. Standar Prosedur Operasional (SOP)

Meliputi SOP pelayanan klinis, non-klinis, administrasi, dan keselamatan pasien.

4. Dokumen Pembuktian

Bukti implementasi seperti:

• Foto kegiatan

• Form monitoring

• Hasil audit internal

• Laporan pelatihan

• Rekaman evaluasi mutu

5. Dokumen Klinis

• Panduan praktik klinis

• Clinical pathway

• Standar asuhan keperawatan

6. Dokumen Rekapitulasi

• IKP

• Insiden keselamatan

• Laporan PMKP

• Laporan risiko

Tabel Ringkasan Dokumen Wajib KAFKTP

Tahapan Bimtek Penyusunan Dokumen Akreditasi Berdasarkan KAFKTP

1. Audit Awal (Preliminary Assessment)

Tahap ini dilakukan untuk menilai kondisi awal FKTP, termasuk:

• Ketertiban dokumen

• Ketersediaan format yang sesuai

• Kesesuaian SK dan SOP

• Bukti implementasi

Output berupa gap analysis.

2. Penyusunan Roadmap Dokumen Akreditasi

Roadmap memuat tahapan kerja lengkap:

• Pembagian tugas

• Jadwal penyelesaian dokumen

• Mekanisme review per unit

• Timeline simulasi akreditasi

3. Penyelarasan Dokumen dengan Standar KAFKTP

Dokumen diverifikasi agar sesuai elemen penilaian, misalnya:

• Pernyataan kebijakan

• Struktur organisasi

• Bukti implementasi SOP

• Penilaian risiko

4. Pembuatan Dokumen Baru

Kebutuhan dokumen baru ditentukan berdasarkan gap analysis. Misalnya:

• SOP IGD

• SOP komunikasi efektif

• SOP serah terima antar-unit

• SK penetapan indikator mutu

5. Simulasi Akreditasi dan Pembuktian Implementasi

Sebelum penilaian resmi, dilakukan:

• Uji dokumen

• Audit internal

• Pre-survey

• Pembekalan staf terkait

Contoh Kasus Nyata: Kesiapan Dokumen pada Puskesmas A

Puskesmas A di Jawa Tengah mengalami kendala besar dalam penyusunan dokumen karena struktur SOP lama tidak sesuai dengan KAFKTP. Setelah mengikuti Bimtek, perubahan signifikan terjadi:

Kondisi Awal:

• SOP tidak terstandardisasi

• Tidak ada SK Tim Mutu

• Dokumentasi PMKP tidak lengkap

• Tidak ada bukti implementasi IKP

Perubahan Setelah Bimtek:

• 100+ SOP tersusun rapi

• 15 SK baru diterbitkan

• Laporan IKP terstruktur

• Evaluasi mutu dilakukan bulanan

• Tim Mutu aktif menjalankan audit klinis

Dalam tiga bulan, Puskesmas tersebut dinyatakan Siap Akreditasi Utama.

Strategi Praktis Penyusunan Dokumen yang Efisien untuk FKTP

1. Gunakan Template Bakuan

FKTP dapat menyusun dokumen lebih cepat dengan template standar, seperti:

• Template SK

• Template SOP versi KAFKTP

• Format laporan mutu

• Template identifikasi risiko

2. Bentuk Tim Penanggung Jawab Khusus

Struktur minimal meliputi:

• Koordinator Akreditasi

• Penanggung jawab dokumen per standar

• Petugas administrasi dokumentasi

• Auditor internal

3. Terapkan Sistem Digital Arsip Dokumen

Manfaat:

• Akses lebih cepat

• Revisi lebih mudah

• Konsistensi format lebih terjaga

4. Dokumentasi Bukti Real-time

Bukti implementasi harus dicatat saat kegiatan berlangsung, bukan menjelang akreditasi.

5. Lakukan Review Dua Minggu Sekali

Berguna untuk:

• Menghindari dokumen menumpuk

• Mengoreksi kesalahan format

• Memastikan bukti sudah lengkap

Keterkaitan Penyusunan Dokumen dengan Mutu dan PMKP

Salah satu fokus penilaian akreditasi adalah Keselamatan Pasien dan PMKP (Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien). Dokumen yang harus disiapkan misalnya:

• Program PMKP

• Indikator mutu

• Analisis data indikator

• Pelaporan IKP

• RCA dan FMEA

• Laporan monitoring dan evaluasi

Penjelasan resmi mengenai program mutu dapat dirujuk melalui Standar Mutu Pelayanan Kemenkes.

Contoh Format Dokumen Penilaian PMKP

Dokumen ini sangat krusial untuk pembuktian implementasi akreditasi.

Hubungan Dokumen Akreditasi dengan Tata Kelola Kepemimpinan

KAFKTP menekankan pentingnya tata kelola dan kepemimpinan. Oleh karena itu dokumen berikut wajib tersedia:

• SK struktur organisasi

• Uraian tugas

• Kebijakan etika

• Komitmen budaya mutu

• Rapat kinerja manajemen

Manajemen harus memahami fungsi dokumentasi sebagai bagian dari tata kelola organisasi, bukan sekadar persyaratan akreditasi.

Kesiapan Dokumen dan Penilaian Lapangan

Saat survey akreditasi, penilai akan memverifikasi:

1. Ketersediaan dokumen

2. Kesesuaian dokumen dengan implementasi di lapangan

3. Konsistensi praktik layanan dan SOP

4. Pemahaman staf terhadap dokumen

5. Integrasi dokumen dengan kegiatan mutu

Oleh karena itu, penyusunan dokumen harus disertai pelatihan implementasi bagi seluruh staf.

Tips Final Menjelang Survey Akreditasi

Berikut adalah daftar persiapan penting:

• Pastikan seluruh SK ditandatangani dan berlaku

• SOP telah diverifikasi format dan substansinya

• Laporan Monev Mutu terkini tersedia

• Bukti implementasi (BA, daftar hadir, foto) lengkap

• Staf memahami tupoksi dan SOP

• Area layanan disesuaikan dengan standar keselamatan

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dokumen akreditasi?
Rata-rata FKTP membutuhkan 2–4 bulan, tergantung kesiapan dokumen awal dan kualitas manajemen. Dengan Bimtek, proses bisa lebih cepat.

2. Apakah semua SOP harus mengikuti template baku?
SOP sebaiknya mengikuti format standar yang berlaku nasional agar mudah dibaca, dinilai, dan diimplementasikan.

3. Apa yang paling sering menjadi temuan saat survey akreditasi?
Ketiadaan bukti implementasi (bukan dokumen) merupakan temuan paling umum, termasuk PPE, IKP, dan monitoring mutu.

4. Apakah FKTP harus memiliki tim akreditasi khusus?
Ya. KAFKTP mensyaratkan adanya struktur tim mutu dan akreditasi yang bertanggung jawab terhadap dokumen dan implementasi standar.

Akhiri Keraguan Anda dan Siapkan Akreditasi FKTP Secara Profesional Bersama Ahlinya