Bimtek Peran PPK dalam Tata Kelola Pengadaan Berbasis E-Katalog

Transformasi sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah semakin menguat seiring dengan pemanfaatan E-Katalog Elektronik versi 6 (E-Katalog v.6) sebagai instrumen utama e-purchasing. Pasca ditetapkannya Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025, peran Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menjadi semakin strategis dan krusial dalam memastikan pengadaan berjalan sesuai prinsip efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas.

PPK tidak lagi sekadar bertindak sebagai pejabat administratif yang menandatangani kontrak, tetapi berperan sebagai pengendali utama tata kelola pengadaan. Dalam konteks pengadaan berbasis E-Katalog, PPK dituntut memiliki pemahaman yang utuh terhadap regulasi, mekanisme sistem, analisis kebutuhan, serta pengelolaan risiko dan pertanggungjawaban keuangan negara.

Oleh karena itu, Bimbingan Teknis (Bimtek) peran PPK dalam tata kelola pengadaan berbasis E-Katalog menjadi kebutuhan mendesak agar PPK mampu menjalankan kewenangannya secara profesional, tepat, dan terhindar dari kesalahan yang berpotensi menimbulkan temuan pengawasan.

E-Katalog sebagai Instrumen Strategis Pengadaan Pemerintah

E-Katalog Elektronik merupakan sistem informasi yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang/jasa tertentu dari berbagai penyedia. Melalui E-Katalog v.6, pemerintah mendorong proses pengadaan yang lebih cepat, transparan, dan terdokumentasi dengan baik.

Beberapa karakteristik utama pengadaan berbasis E-Katalog antara lain:

• Pemilihan penyedia dilakukan secara elektronik

• Harga dan spesifikasi telah tersedia dalam sistem

• Proses transaksi tercatat secara digital

• Ruang negosiasi dibatasi dan diatur oleh sistem

Kebijakan resmi terkait E-Katalog dan e-purchasing dapat diakses melalui Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) di https://www.lkpp.go.id yang menjadi rujukan nasional pengadaan pemerintah.

Posisi Strategis PPK dalam Tata Kelola Pengadaan

PPK merupakan pejabat yang diberi kewenangan oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran untuk mengambil keputusan dan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran. Dalam tata kelola pengadaan, posisi PPK sangat strategis karena:

1. Menentukan kesesuaian kebutuhan dengan pengadaan

2. Mengendalikan pelaksanaan kontrak

3. Bertanggung jawab atas penggunaan anggaran

4. Menjadi pihak utama dalam pertanggungjawaban pengadaan

Kesalahan PPK dalam mengambil keputusan dapat berdampak langsung pada aspek hukum, keuangan, dan reputasi organisasi.

Ruang Lingkup Peran PPK dalam Pengadaan Berbasis E-Katalog

Perencanaan dan Penetapan Kebutuhan

Peran PPK dimulai sejak tahap perencanaan. Dalam pengadaan berbasis E-Katalog, PPK bertanggung jawab memastikan bahwa:

• Kebutuhan yang direncanakan benar-benar dibutuhkan

• Spesifikasi tidak mengarah pada produk tertentu

• Anggaran tersedia dan sesuai ketentuan

Kesalahan dalam perencanaan akan berdampak pada seluruh proses pengadaan berikutnya.

Pemilihan Produk dalam E-Katalog

Meskipun produk sudah tersedia dalam E-Katalog, PPK tetap harus melakukan penilaian profesional. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• Kesesuaian spesifikasi produk dengan kebutuhan

• Ketentuan wilayah layanan dan pengiriman

• Waktu pelaksanaan dan dukungan purna jual

Pemilihan produk yang tidak tepat dapat menurunkan efektivitas pengadaan.

Pelaksanaan E-Purchasing

Dalam proses e-purchasing, PPK berperan mengendalikan transaksi agar sesuai ketentuan. Peran ini meliputi:

• Memastikan proses negosiasi dilakukan sesuai aturan

• Menyetujui hasil transaksi secara bertanggung jawab

• Memastikan jejak audit sistem terjaga

PPK tidak dapat sepenuhnya menyerahkan proses ini tanpa pengawasan aktif.

Pengendalian Pelaksanaan Kontrak

Setelah transaksi E-Katalog selesai, PPK bertanggung jawab mengendalikan pelaksanaan kontrak. Fokus pengendalian meliputi:

• Ketepatan waktu pengiriman atau pelaksanaan

• Kesesuaian barang/jasa dengan spesifikasi

• Pemenuhan kewajiban penyedia

Pengendalian yang lemah berpotensi menimbulkan permasalahan di kemudian hari.

Pertanggungjawaban dan Dokumentasi

PPK bertanggung jawab atas kelengkapan dan ketertiban dokumentasi pengadaan. Dokumentasi ini meliputi:

• Bukti analisis kebutuhan

• Dokumen transaksi E-Katalog

• Hasil negosiasi

• Berita acara dan bukti serah terima

Dokumentasi yang baik akan sangat membantu dalam proses audit dan pengawasan.

Tantangan PPK dalam Pengadaan Berbasis E-Katalog

Dalam praktiknya, PPK menghadapi berbagai tantangan, antara lain:

1. Perubahan regulasi yang cepat

2. Kompleksitas fitur E-Katalog v.6

3. Keterbatasan pemahaman teknis e-purchasing

4. Tekanan waktu dan target serapan anggaran

5. Risiko kesalahan administrasi dan substantif

Tanpa pembekalan yang memadai, tantangan ini dapat meningkatkan risiko kesalahan pengadaan.

Risiko yang Melekat pada Peran PPK

Peran strategis PPK juga diikuti dengan risiko yang tidak kecil. Beberapa risiko yang sering muncul antara lain:

Risiko tersebut menegaskan pentingnya peningkatan kapasitas PPK.

Pentingnya Bimtek bagi PPK Pengadaan E-Katalog

Bimbingan Teknis berperan sebagai sarana peningkatan kompetensi PPK, baik dari aspek regulasi, teknis, maupun praktis. Bimtek yang efektif tidak hanya membahas teori, tetapi juga memberikan pemahaman kontekstual dan studi kasus nyata.

Melalui Bimtek, PPK diharapkan mampu:

• Memahami kebijakan terbaru pengadaan

• Menguasai mekanisme E-Katalog v.6

• Menghindari kesalahan umum pengadaan

• Menjalankan peran secara akuntabel

Pendekatan Praktikum dalam Bimtek PPK

Pendekatan praktikum menjadi nilai tambah utama dalam Bimtek peran PPK. Dengan pendekatan ini, peserta tidak hanya memahami konsep, tetapi juga mempraktikkan langsung proses pengadaan berbasis E-Katalog.

Pendekatan ini diperkuat melalui Bimbingan Teknis Tatakelola Pengadaan melalui E-Katalog v.6 Pasca Perpres No 46 Tahun 2025 (Praktikum Buku “Jago E-Purchasing Katalog Elektronik v.6”) yang dirancang untuk memberikan pemahaman menyeluruh sekaligus keterampilan praktis bagi PPK.

Sinergi PPK dengan Unit Pengadaan dan Pengawasan

Keberhasilan tata kelola pengadaan tidak hanya bergantung pada PPK secara individual, tetapi juga sinergi dengan berbagai pihak, antara lain:

• Unit kerja pengadaan

• Pejabat Pengadaan

• Aparat Pengawasan Intern Pemerintah

Sinergi ini bertujuan menciptakan pengadaan yang tertib, transparan, dan minim risiko.

Panduan pengawasan intern dapat dirujuk melalui Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) di https://www.bpkp.go.id sebagai bagian dari upaya penguatan tata kelola.

Dampak Positif Penguatan Peran PPK

Penguatan peran PPK melalui Bimtek dan peningkatan kompetensi memberikan dampak positif yang signifikan, antara lain:

1. Pengadaan lebih tertib dan akuntabel

2. Risiko kesalahan dan temuan audit menurun

3. Pemanfaatan E-Katalog lebih optimal

4. Keputusan pengadaan lebih berbasis kebutuhan

5. Kepercayaan publik terhadap pengelolaan anggaran meningkat

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Mengapa peran PPK penting dalam pengadaan E-Katalog?
Karena PPK menjadi penanggung jawab utama keputusan dan penggunaan anggaran dalam pengadaan.

Apakah PPK hanya bertugas menandatangani kontrak?
Tidak. PPK berperan sejak perencanaan hingga pengendalian dan pertanggungjawaban pengadaan.

Apakah E-Katalog bebas dari risiko kesalahan?
Tidak. Kesalahan tetap dapat terjadi jika tata kelola dan pemahaman PPK lemah.

Apa manfaat mengikuti Bimtek bagi PPK?
Meningkatkan pemahaman regulasi, keterampilan teknis, dan mitigasi risiko pengadaan.

Penutup

Pengadaan berbasis E-Katalog v.6 merupakan peluang besar untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi pengadaan pemerintah. Namun, keberhasilan sistem ini sangat bergantung pada kualitas peran PPK sebagai pengendali utama tata kelola pengadaan.

Melalui peningkatan kompetensi dan pemahaman yang komprehensif, PPK dapat menjalankan perannya secara profesional dan akuntabel. Mengikuti Bimbingan Teknis Tatakelola Pengadaan melalui E-Katalog v.6 Pasca Perpres No 46 Tahun 2025 (Praktikum Buku “Jago E-Purchasing Katalog Elektronik v.6”) menjadi langkah strategis untuk memastikan PPK siap menghadapi tantangan pengadaan modern.

Memperkuat peran PPK, meningkatkan kepatuhan, dan memastikan pengadaan berbasis E-Katalog berjalan optimal sesuai arah kebijakan nasional.