Kesalahan Umum Pengadaan melalui E-Katalog v.6 dan Cara Menghindarinya

Penerapan E-Katalog Elektronik versi 6 (E-Katalog v.6) merupakan bagian dari transformasi besar dalam sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah, khususnya setelah ditetapkannya Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025. Kebijakan ini menegaskan peran e-purchasing sebagai metode utama pengadaan untuk jenis barang dan jasa tertentu, sekaligus memperkuat prinsip transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas.

Namun, dalam praktiknya, pemanfaatan E-Katalog v.6 tidak serta-merta bebas dari permasalahan. Banyak satuan kerja, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan, maupun pengguna sistem yang masih melakukan kesalahan, baik karena kurangnya pemahaman regulasi, perubahan fitur sistem, maupun kelemahan dalam tata kelola internal.

Artikel ini membahas secara komprehensif kesalahan umum dalam pengadaan melalui E-Katalog v.6 serta strategi praktis untuk menghindarinya, sehingga pengadaan dapat berjalan sesuai ketentuan dan tujuan kebijakan pemerintah.

E-Katalog v.6 dalam Kebijakan Pengadaan Terbaru

E-Katalog v.6 dikembangkan untuk menjawab kebutuhan pengadaan yang lebih adaptif, terintegrasi, dan berbasis data. Versi ini membawa sejumlah pembaruan, antara lain:

• Integrasi lebih kuat dengan sistem perencanaan dan anggaran

• Penyesuaian dengan kebijakan pasca Perpres No 46 Tahun 2025

• Penguatan aspek kepatuhan dan jejak audit

• Penyempurnaan mekanisme e-purchasing

Kebijakan dan pedoman resmi terkait E-Katalog dapat diakses melalui Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) di https://www.lkpp.go.id yang menjadi rujukan utama seluruh pelaku pengadaan.

Karakteristik Pengadaan melalui E-Katalog v.6

Sebelum membahas kesalahan, penting untuk memahami karakteristik pengadaan melalui E-Katalog v.6, antara lain:

1. Proses pemilihan penyedia dilakukan secara elektronik

2. Spesifikasi dan harga telah ditetapkan dalam katalog

3. Ruang negosiasi terbatas sesuai ketentuan

4. Transaksi terekam secara sistematis dalam aplikasi

Karakteristik ini menuntut ketelitian dan kepatuhan tinggi dari para pelaksana pengadaan.

Kesalahan Umum dalam Pengadaan melalui E-Katalog v.6

Tidak Memahami Perubahan Regulasi Pasca Perpres 46 Tahun 2025

Kesalahan paling mendasar adalah kurangnya pemahaman terhadap perubahan kebijakan pengadaan. Banyak pelaksana pengadaan masih menggunakan pola pikir dan kebiasaan lama yang tidak lagi sepenuhnya relevan.

Dampaknya antara lain:

• Salah memilih metode pengadaan

• Tidak optimal memanfaatkan E-Katalog

• Potensi pelanggaran ketentuan

Padahal, Perpres No 46 Tahun 2025 memberikan penekanan kuat pada pemanfaatan e-purchasing melalui E-Katalog.

Kesalahan dalam Menentukan Spesifikasi Kebutuhan

Meskipun produk sudah tersedia di E-Katalog, kesalahan dalam menentukan spesifikasi tetap sering terjadi. Beberapa bentuk kesalahan yang umum antara lain:

• Spesifikasi tidak sesuai kebutuhan riil

• Spesifikasi terlalu umum atau terlalu sempit

• Tidak mencerminkan output yang diharapkan

Kesalahan spesifikasi dapat menyebabkan barang/jasa yang dibeli tidak optimal atau sulit dimanfaatkan.

Asumsi Keliru bahwa Harga E-Katalog Selalu Paling Efisien

Banyak pihak beranggapan bahwa harga yang tercantum di E-Katalog pasti merupakan harga paling efisien. Asumsi ini tidak sepenuhnya benar.

Risiko dari asumsi ini meliputi:

• Tidak melakukan analisis kebutuhan dan volume

• Tidak mempertimbangkan aspek total cost

• Mengabaikan nilai manfaat jangka panjang

E-Katalog memudahkan proses, tetapi tetap membutuhkan pertimbangan profesional.

Tidak Memperhatikan Syarat dan Ketentuan Produk

Setiap produk dalam E-Katalog memiliki syarat dan ketentuan yang harus diperhatikan, seperti:

• Wilayah layanan

• Waktu pengiriman

• Ketentuan purna jual

Mengabaikan aspek ini dapat menimbulkan masalah dalam pelaksanaan kontrak.

Kesalahan dalam Proses Negosiasi

E-Katalog v.6 tetap membuka ruang negosiasi sesuai ketentuan. Namun, kesalahan yang sering terjadi adalah:

• Negosiasi tidak didokumentasikan

• Negosiasi melampaui kewenangan

• Tidak sesuai fitur sistem

Negosiasi yang tidak tertib berpotensi menimbulkan temuan pengawasan.

Lemahnya Dokumentasi dan Jejak Audit

Meskipun sistem E-Katalog mencatat transaksi secara elektronik, pelaksana pengadaan sering lalai dalam melengkapi dokumentasi pendukung.

Contoh kelalaian:

• Tidak menyimpan bukti komunikasi

• Tidak mendokumentasikan pertimbangan pemilihan produk

• Dokumen pendukung tidak lengkap

Hal ini menyulitkan proses audit dan pengawasan.

Menganggap E-Katalog Bebas Risiko Audit

Kesalahan persepsi lain adalah anggapan bahwa pengadaan melalui E-Katalog tidak akan diperiksa atau bebas risiko audit. Faktanya, seluruh transaksi tetap menjadi objek pengawasan.

Aparat pengawasan mengacu pada kebijakan pengawasan yang diterbitkan oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) melalui https://www.bpkp.go.id dalam menilai kepatuhan dan akuntabilitas pengadaan.

Ringkasan Kesalahan Umum Pengadaan E-Katalog v.6

Cara Menghindari Kesalahan Pengadaan melalui E-Katalog v.6

Memahami Kebijakan dan Pedoman Terbaru

Langkah utama adalah memahami kebijakan pengadaan terbaru secara menyeluruh. Pelaksana pengadaan perlu mengikuti perkembangan regulasi dan pedoman teknis yang diterbitkan LKPP.

Pemahaman ini menjadi dasar pengambilan keputusan yang tepat.

Menyusun Spesifikasi Berbasis Kebutuhan

Spesifikasi harus disusun berdasarkan kebutuhan riil, bukan sekadar menyesuaikan produk yang tersedia di katalog.

Prinsip yang perlu diterapkan:

• Fokus pada output dan manfaat

• Tidak diskriminatif

• Dapat dipenuhi oleh produk katalog

Melakukan Analisis Sebelum Transaksi

Meskipun proses e-purchasing sederhana, analisis tetap diperlukan, antara lain:

• Kesesuaian produk dengan kebutuhan

• Kelayakan harga

• Aspek layanan dan purna jual

Analisis ini memperkuat akuntabilitas pengadaan.

Mendisiplinkan Proses Negosiasi

Negosiasi harus dilakukan sesuai fitur dan ketentuan sistem E-Katalog v.6, serta didokumentasikan dengan baik.

Dokumentasi negosiasi menjadi bagian penting dari jejak audit.

Memperkuat Dokumentasi dan Arsip Elektronik

Setiap tahapan pengadaan perlu didukung dokumentasi yang lengkap dan tertib, meskipun transaksi dilakukan secara elektronik.

Dokumentasi yang baik akan memudahkan proses pengawasan dan audit.

Meningkatkan Kompetensi Pelaku Pengadaan

Banyak kesalahan terjadi bukan karena niat buruk, melainkan keterbatasan pemahaman. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi menjadi faktor kunci.

Salah satu upaya strategis adalah melalui Bimbingan Teknis Tatakelola Pengadaan melalui E-Katalog v.6 Pasca Perpres No 46 Tahun 2025 (Praktikum Buku “Jago E-Purchasing Katalog Elektronik v.6”) yang memberikan pemahaman konseptual sekaligus praktikum langsung.

Dampak Positif Pengadaan E-Katalog yang Tertib

Pengadaan melalui E-Katalog v.6 yang dikelola dengan baik memberikan berbagai manfaat, antara lain:

1. Proses pengadaan lebih cepat dan transparan

2. Risiko kesalahan dan temuan audit menurun

3. Akuntabilitas pengadaan meningkat

4. Kepercayaan publik terhadap pengelolaan anggaran meningkat

5. Nilai manfaat pengadaan lebih optimal

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apakah semua pengadaan wajib melalui E-Katalog v.6?
Tidak semua, tetapi untuk jenis barang/jasa tertentu E-Katalog menjadi metode utama sesuai ketentuan.

Apakah pengadaan E-Katalog bebas dari pemeriksaan?
Tidak. Seluruh transaksi tetap menjadi objek audit dan pengawasan.

Apakah negosiasi masih diperbolehkan di E-Katalog v.6?
Ya, sepanjang sesuai ketentuan dan dilakukan melalui fitur sistem.

Apa risiko terbesar kesalahan E-Katalog?
Risiko utama adalah pembelian yang tidak sesuai kebutuhan dan temuan pengawasan.

Penutup

E-Katalog v.6 merupakan instrumen strategis dalam reformasi pengadaan barang dan jasa pemerintah. Namun, tanpa pemahaman yang memadai, sistem ini justru dapat menimbulkan kesalahan dan risiko baru. Dengan mengenali kesalahan umum dan menerapkan langkah pencegahan yang tepat, pengadaan melalui E-Katalog v.6 dapat berjalan lebih tertib, efisien, dan akuntabel.

Menguatkan pemahaman dan keterampilan praktis melalui Bimbingan Teknis Tatakelola Pengadaan melalui E-Katalog v.6 Pasca Perpres No 46 Tahun 2025 (Praktikum Buku “Jago E-Purchasing Katalog Elektronik v.6”) menjadi langkah strategis untuk memastikan pengadaan dilakukan secara profesional dan sesuai kebijakan terbaru.

Meningkatkan kepatuhan, menghindari kesalahan, dan memastikan pengadaan E-Katalog v.6 berjalan optimal sesuai tujuan reformasi pengadaan pemerintah.