Kesalahan Umum Implementasi SRIKANDI di Instansi Pemerintah dan Cara Menghindarinya – PSKN

Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) merupakan langkah strategis pemerintah dalam mewujudkan tata kelola arsip digital yang tertib, autentik, dan akuntabel. Sistem ini menjadi bagian penting dari transformasi digital pemerintahan dan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Namun dalam praktiknya, implementasi SRIKANDI di instansi pemerintah tidak selalu berjalan mulus. Berbagai kesalahan masih sering ditemukan, baik dari aspek kebijakan, sumber daya manusia, maupun teknis operasional. Kesalahan tersebut tidak hanya menghambat optimalisasi SRIKANDI, tetapi juga berpotensi menurunkan kualitas pengelolaan arsip dan akuntabilitas administrasi pemerintahan.

Artikel ini mengulas secara komprehensif kesalahan umum implementasi SRIKANDI di instansi pemerintah, faktor penyebabnya, serta langkah-langkah strategis untuk menghindarinya. Pembahasan ini menjadi pelengkap penting dari artikel Bimtek Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) 2026.

Gambaran Umum Implementasi SRIKANDI di Instansi Pemerintah

SRIKANDI dirancang sebagai aplikasi umum nasional untuk mengelola arsip dinamis secara elektronik, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Sistem ini mendukung pengelolaan tata naskah dinas elektronik, pengarsipan surat, serta penataan arsip sesuai kaidah kearsipan.

Dalam implementasinya, SRIKANDI melibatkan seluruh unit kerja dan pegawai sebagai pencipta arsip. Oleh karena itu, keberhasilan implementasi tidak hanya bergantung pada aplikasi, tetapi juga pada kesiapan organisasi dan sumber daya manusia.

Kesalahan Umum Implementasi SRIKANDI di Instansi Pemerintah

Kurangnya Pemahaman Konsep Kearsipan Digital

Salah satu kesalahan paling mendasar adalah rendahnya pemahaman aparatur mengenai konsep kearsipan digital. Banyak pegawai masih memandang SRIKANDI sekadar sebagai aplikasi persuratan, bukan sebagai sistem pengelolaan arsip dinamis secara menyeluruh.

Dampak dari kesalahan ini antara lain:

• Arsip tidak dikelola sesuai siklus hidupnya

• Pengindeksan dan klasifikasi arsip tidak konsisten

• Nilai guna arsip tidak terjaga

Tanpa pemahaman konsep yang benar, implementasi SRIKANDI cenderung bersifat administratif dan tidak optimal.

Tidak Adanya Kebijakan Internal yang Mendukung

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah belum adanya kebijakan internal instansi yang secara khusus mengatur implementasi SRIKANDI. Tanpa kebijakan yang jelas, pelaksanaan SRIKANDI menjadi tidak seragam antar unit kerja.

Beberapa bentuk kelemahan kebijakan meliputi:

• Tidak adanya SOP pengelolaan arsip elektronik

• Belum ditetapkannya peran dan tanggung jawab unit kearsipan

• Kurangnya dukungan pimpinan terhadap penerapan SRIKANDI

Padahal, kebijakan internal merupakan fondasi penting dalam menjamin keberlanjutan implementasi SRIKANDI.

Resistensi terhadap Perubahan dari Sistem Manual ke Digital

Peralihan dari sistem kearsipan manual ke digital sering kali menimbulkan resistensi dari pegawai. Resistensi ini dapat disebabkan oleh:

• Kebiasaan kerja lama yang sulit diubah

• Kekhawatiran terhadap kompleksitas teknologi

• Minimnya pelatihan dan pendampingan

Akibatnya, penggunaan SRIKANDI menjadi setengah hati dan tidak konsisten.

Keterbatasan Kompetensi SDM Kearsipan

SRIKANDI membutuhkan SDM yang tidak hanya memahami teknologi, tetapi juga prinsip-prinsip kearsipan. Namun di banyak instansi, kompetensi SDM kearsipan masih terbatas.

Kesalahan yang sering muncul akibat keterbatasan SDM antara lain:

• Kesalahan klasifikasi arsip

• Penginputan metadata yang tidak lengkap

• Pengelolaan retensi arsip yang tidak sesuai

Kondisi ini menunjukkan pentingnya peningkatan kapasitas aparatur melalui pelatihan dan bimbingan teknis, sebagaimana ditekankan dalam Bimtek Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) 2026.

Implementasi SRIKANDI Hanya Terfokus pada Surat Menyurat

Banyak instansi menganggap SRIKANDI hanya sebagai aplikasi surat masuk dan surat keluar. Akibatnya, fungsi kearsipan dinamis lainnya tidak dimanfaatkan secara optimal.

Kesalahan ini berdampak pada:

• Arsip kegiatan tidak terdokumentasi dengan baik

• Tidak adanya kesinambungan arsip

• Lemahnya bukti akuntabilitas kegiatan

SRIKANDI seharusnya digunakan untuk seluruh arsip dinamis, bukan hanya persuratan.

Pengelolaan Arsip Tidak Mengacu pada Jadwal Retensi Arsip

Kesalahan serius lainnya adalah pengelolaan arsip yang tidak mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Banyak instansi belum mengintegrasikan JRA dalam pengelolaan arsip elektronik.

Dampak dari kesalahan ini meliputi:

Padahal, JRA merupakan instrumen penting dalam pengelolaan arsip dinamis yang tertib.

Lemahnya Koordinasi antara Unit Kearsipan dan Unit Kerja

Implementasi SRIKANDI membutuhkan koordinasi yang erat antara unit kearsipan dan seluruh unit kerja. Namun dalam praktiknya, koordinasi ini sering kali belum optimal.

Akibatnya:

• Standar pengelolaan arsip tidak seragam

• Banyak arsip tidak tercatat dalam sistem

• Pengawasan kearsipan menjadi lemah

Koordinasi yang buruk dapat menghambat tujuan utama penerapan SRIKANDI.

Dampak Kesalahan Implementasi SRIKANDI

Kesalahan-kesalahan dalam implementasi SRIKANDI dapat menimbulkan dampak yang cukup serius bagi instansi pemerintah, antara lain:

• Tidak tercapainya tertib arsip digital

• Lemahnya akuntabilitas administrasi

• Risiko kehilangan arsip penting

• Rendahnya nilai evaluasi SPBE

• Potensi permasalahan hukum akibat arsip tidak autentik

Oleh karena itu, kesalahan implementasi SRIKANDI perlu segera diidentifikasi dan diperbaiki.

Cara Menghindari Kesalahan Implementasi SRIKANDI

Penguatan Pemahaman dan Literasi Kearsipan Digital

Langkah awal yang sangat penting adalah meningkatkan pemahaman aparatur tentang kearsipan digital. Upaya ini dapat dilakukan melalui:

• Sosialisasi kebijakan kearsipan

• Pelatihan dasar kearsipan elektronik

• Bimbingan teknis penggunaan SRIKANDI

Dengan pemahaman yang baik, pegawai akan lebih siap menerima perubahan sistem.

Penyusunan dan Penetapan Kebijakan Internal

Instansi pemerintah perlu menyusun kebijakan internal yang mendukung implementasi SRIKANDI, seperti:

• Penetapan SOP kearsipan elektronik

• Penunjukan unit kearsipan sebagai koordinator

• Penguatan peran pimpinan dalam pengawasan

Kebijakan ini menjadi dasar hukum internal dalam penerapan SRIKANDI.

Peningkatan Kompetensi SDM melalui Bimtek

Peningkatan kompetensi SDM merupakan kunci utama keberhasilan implementasi SRIKANDI. Melalui bimtek, aparatur dapat:

• Memahami fitur dan fungsi SRIKANDI secara menyeluruh

• Menghindari kesalahan teknis pengelolaan arsip

• Mengelola arsip sesuai kaidah kearsipan

Pendekatan ini sejalan dengan tujuan Bimtek Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) 2026.

Optimalisasi Peran Unit Kearsipan

Unit kearsipan harus diperkuat sebagai pusat koordinasi pengelolaan arsip. Beberapa langkah yang dapat dilakukan antara lain:

• Peningkatan kapasitas arsiparis

• Pengawasan rutin pengelolaan arsip

• Pendampingan unit kerja dalam penggunaan SRIKANDI

Peran aktif unit kearsipan akan meningkatkan konsistensi implementasi SRIKANDI.

Integrasi Pengelolaan Arsip dengan Kebijakan SPBE

SRIKANDI merupakan bagian dari ekosistem SPBE. Oleh karena itu, implementasinya harus terintegrasi dengan kebijakan SPBE instansi.

Kebijakan SPBE dan kearsipan dapat dirujuk melalui situs resmi Arsip Nasional Republik Indonesia:
https://www.anri.go.id

Integrasi ini akan memperkuat tata kelola pemerintahan digital secara menyeluruh.

Contoh Kasus Perbaikan Implementasi SRIKANDI

Salah satu instansi pemerintah daerah awalnya mengalami berbagai kendala dalam penerapan SRIKANDI, seperti rendahnya pemanfaatan aplikasi dan penumpukan arsip digital. Setelah dilakukan evaluasi, instansi tersebut menyadari perlunya peningkatan kompetensi SDM dan penguatan kebijakan internal.

Melalui bimtek dan pendampingan, instansi tersebut berhasil:

• Meningkatkan kepatuhan pengelolaan arsip

• Mengoptimalkan fungsi SRIKANDI

• Mempercepat layanan administrasi

• Mendukung penilaian SPBE yang lebih baik

Kasus ini menunjukkan bahwa kesalahan implementasi dapat diperbaiki dengan strategi yang tepat.

Tabel Ringkasan Kesalahan dan Solusi Implementasi SRIKANDI

Kesalahan Umum	Dampak	Solusi
Minim pemahaman kearsipan	Arsip tidak tertib	Pelatihan & bimtek
Tidak ada kebijakan internal	Implementasi tidak seragam	SOP & regulasi internal
Fokus hanya surat menyurat	Arsip lain terabaikan	Optimalisasi fungsi SRIKANDI
Tidak gunakan JRA	Penumpukan arsip	Integrasi JRA
SDM terbatas	Kesalahan teknis	Peningkatan kompetensi

Kesalahan umum implementasi SRIKANDI di instansi pemerintah dapat menghambat tertib arsip digital. Pelajari penyebab dan cara menghindarinya secara efektif.

FAQ Seputar Implementasi SRIKANDI

Mengapa implementasi SRIKANDI sering tidak optimal?
Karena kurangnya pemahaman kearsipan digital, keterbatasan SDM, dan lemahnya kebijakan internal.

Apakah SRIKANDI hanya untuk pengelolaan surat?
Tidak, SRIKANDI digunakan untuk mengelola seluruh arsip dinamis secara elektronik.

Siapa yang bertanggung jawab atas implementasi SRIKANDI di instansi?
Seluruh pegawai sebagai pencipta arsip, dengan unit kearsipan sebagai koordinator.

Bagaimana cara meningkatkan keberhasilan implementasi SRIKANDI?
Melalui penguatan kebijakan, peningkatan kompetensi SDM, dan pendampingan teknis.

Penutup

Kesalahan umum dalam implementasi SRIKANDI di instansi pemerintah bukanlah hal yang tidak dapat diatasi. Dengan pemahaman yang tepat, kebijakan yang mendukung, serta peningkatan kapasitas SDM, SRIKANDI dapat diimplementasikan secara optimal dan berkelanjutan.

Pendekatan ini sejalan dengan semangat penguatan tata kelola arsip digital sebagaimana diusung dalam Bimtek Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) 2026, yang menjadi fondasi penting bagi terwujudnya pemerintahan digital yang akuntabel.

Tingkatkan pemahaman dan kompetensi aparatur Anda dalam pengelolaan arsip digital melalui bimbingan teknis SRIKANDI agar implementasi berjalan tertib, efektif, dan berkelanjutan.