Kesalahan Umum Penggunaan E-Catalogue dalam Pengadaan Pemerintah dan Cara Menghindarinya – PSKN

Penerapan E-Catalogue dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah merupakan salah satu terobosan penting dalam reformasi tata kelola belanja negara dan daerah. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas dengan menyediakan daftar produk dan jasa yang telah terstandar dari sisi harga maupun spesifikasi.

Namun, dalam praktiknya, masih banyak instansi pemerintah yang belum memanfaatkan E-Catalogue secara optimal. Bahkan, tidak sedikit kesalahan yang terjadi justru berpotensi menimbulkan temuan audit, keterlambatan pengadaan, hingga risiko hukum bagi pejabat pengadaan.

Artikel ini membahas secara komprehensif berbagai kesalahan umum dalam penggunaan E-Catalogue, penyebab terjadinya kesalahan tersebut, serta strategi dan langkah konkret untuk menghindarinya. Pemahaman ini menjadi bagian penting dari penguatan kapasitas aparatur sebagaimana dibahas dalam Bimtek E-Catalogue & SPSE: Panduan Lengkap Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah yang Transparan dan Akuntabel.

Pemahaman yang Keliru tentang Fungsi E-Catalogue

Salah satu kesalahan paling mendasar adalah anggapan bahwa E-Catalogue hanya sekadar daftar harga online. Padahal, E-Catalogue merupakan instrumen pengadaan yang memiliki aturan, mekanisme, dan konsekuensi hukum yang jelas.

Banyak pejabat pengadaan yang:

• Menganggap E-Catalogue dapat digunakan tanpa perencanaan

• Tidak memahami batasan penggunaan e-purchasing

• Mengabaikan kesesuaian spesifikasi dengan kebutuhan riil

Kesalahan pemahaman ini sering berujung pada pengadaan barang yang tidak sesuai kebutuhan atau melanggar prinsip efisiensi.

Cara menghindarinya:

• Memahami tujuan dan ruang lingkup E-Catalogue secara utuh

• Mengacu pada regulasi pengadaan yang berlaku

• Mengikuti pelatihan teknis dan regulatif secara berkala

Tidak Menyelaraskan E-Catalogue dengan Perencanaan Pengadaan

E-Catalogue seharusnya digunakan berdasarkan perencanaan kebutuhan yang matang. Namun, masih sering ditemukan pengadaan melalui E-Catalogue yang tidak tercantum dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP).

Dampak dari kesalahan ini antara lain:

• Temuan dalam audit pengadaan

• Ketidaksesuaian dengan dokumen perencanaan

• Dugaan pengadaan mendadak tanpa dasar kebutuhan

Tabel berikut menggambarkan perbandingan praktik yang salah dan benar:

Cara menghindarinya:

• Memastikan seluruh pengadaan E-Catalogue masuk dalam RUP

• Mengintegrasikan perencanaan dengan sistem pengadaan

• Melakukan review RUP secara berkala

Kesalahan umum penggunaan E-Catalogue dalam pengadaan pemerintah dapat menimbulkan risiko hukum. Pelajari penyebab dan cara menghindarinya secara tepat.

Kesalahan Memilih Produk dan Spesifikasi

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah pemilihan produk yang tidak sesuai spesifikasi kebutuhan. Dalam E-Catalogue, satu jenis barang bisa memiliki banyak varian produk dengan spesifikasi berbeda.

Kesalahan ini biasanya terjadi karena:

• Kurangnya pemahaman teknis barang

• Terburu-buru dalam proses pemilihan

• Tidak melibatkan pengguna akhir

Akibatnya, barang yang dibeli:

• Tidak dapat digunakan secara optimal

• Tidak sesuai dengan kebutuhan unit kerja

• Menyebabkan pemborosan anggaran

Cara menghindarinya:

• Melibatkan tim teknis atau pengguna barang

• Membandingkan spesifikasi secara detail

• Mendokumentasikan alasan pemilihan produk

Mengabaikan Ketentuan Harga dan Volume

E-Catalogue telah menetapkan harga satuan produk, namun bukan berarti semua transaksi otomatis efisien. Kesalahan sering muncul ketika volume pembelian tidak disesuaikan dengan kebutuhan riil.

Contoh kesalahan yang sering terjadi:

• Membeli dalam jumlah berlebihan

• Tidak memperhitungkan stok yang masih tersedia

• Menggabungkan kebutuhan yang tidak sejenis

Hal ini dapat menimbulkan pertanyaan dalam pemeriksaan keuangan.

Cara menghindarinya:

• Melakukan analisis kebutuhan yang akurat

• Menggunakan data historis pemakaian

• Mencatat pertimbangan penentuan volume

Kesalahan Administratif dalam Proses E-Purchasing

Walaupun proses E-Catalogue relatif sederhana, kesalahan administratif masih sering ditemukan, seperti:

Kesalahan administratif ini dapat berdampak serius ketika dilakukan audit oleh aparat pengawas internal maupun eksternal.

Cara menghindarinya:

• Menggunakan checklist administrasi

• Menyimpan seluruh bukti transaksi secara digital

• Melakukan verifikasi sebelum finalisasi pembelian

Tidak Memahami Peran dan Tanggung Jawab Pejabat Pengadaan

Masih banyak aparatur yang menganggap penggunaan E-Catalogue bebas dari tanggung jawab hukum. Padahal, seluruh proses pengadaan tetap melekat pada prinsip akuntabilitas.

Kesalahan umum meliputi:

• PPK menyerahkan seluruh proses kepada staf

• Tidak melakukan pengawasan internal

• Tidak memahami konsekuensi hukum keputusan pengadaan

Cara menghindarinya:

Tidak Mengikuti Perubahan Regulasi Terkini

Regulasi pengadaan barang dan jasa pemerintah bersifat dinamis. Kesalahan sering terjadi karena aparatur masih menggunakan aturan lama dalam praktik E-Catalogue.

Contoh dampaknya:

• Prosedur tidak sesuai ketentuan terbaru

• Kesalahan interpretasi kewenangan

• Potensi pelanggaran administratif

Informasi resmi terkait kebijakan dan pedoman E-Catalogue dapat diakses melalui situs Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) di https://www.lkpp.go.id.

Cara menghindarinya:

• Memantau regulasi dan kebijakan terbaru

• Mengikuti sosialisasi dan bimtek resmi

• Berkoordinasi dengan unit pengadaan

Kurangnya Dokumentasi dan Arsip Pengadaan

Dokumentasi merupakan aspek krusial dalam pengadaan. Kesalahan umum yang sering terjadi adalah tidak menyimpan dokumen secara sistematis.

Dokumen yang sering terlewat antara lain:

• Justifikasi pemilihan produk

• Bukti pemesanan dan pembayaran

• Berita acara serah terima

Cara menghindarinya:

• Menyusun sistem arsip pengadaan

• Menggunakan penyimpanan digital

• Menetapkan standar dokumentasi internal

Dampak Kesalahan Penggunaan E-Catalogue bagi Instansi

Kesalahan dalam penggunaan E-Catalogue tidak hanya berdampak pada individu, tetapi juga pada institusi secara keseluruhan.

Dampak yang dapat muncul:

• Temuan audit dan rekomendasi perbaikan

• Penurunan kinerja pengadaan

• Berkurangnya kepercayaan publik

• Risiko hukum bagi pejabat terkait

Oleh karena itu, peningkatan kapasitas dan pemahaman aparatur menjadi kebutuhan mendesak.

Strategi Pencegahan Kesalahan melalui Bimtek

Bimtek E-Catalogue & SPSE berperan penting dalam mencegah kesalahan berulang. Melalui pendekatan studi kasus dan praktik langsung, peserta dapat memahami kesalahan nyata yang sering terjadi di lapangan.

Manfaat utama mengikuti bimtek:

• Pemahaman regulasi yang komprehensif

• Peningkatan keterampilan teknis

• Mitigasi risiko hukum

• Penguatan tata kelola pengadaan

FAQ Seputar Kesalahan Penggunaan E-Catalogue

Apakah penggunaan E-Catalogue bebas dari risiko hukum?
Tidak. Seluruh proses tetap tunduk pada prinsip akuntabilitas dan dapat diaudit.

Apakah semua pengadaan wajib menggunakan E-Catalogue?
Tidak semua, namun E-Catalogue diprioritaskan untuk barang/jasa yang sudah tersedia di sistem.

Siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan dalam E-Catalogue?
Tanggung jawab melekat pada pejabat pengadaan sesuai kewenangannya.

Apakah kesalahan administratif dapat berdampak serius?
Ya, kesalahan administratif dapat menjadi temuan audit dan berujung pada sanksi.

Penutup

Kesalahan penggunaan E-Catalogue dalam pengadaan pemerintah sering kali terjadi bukan karena niat buruk, melainkan karena kurangnya pemahaman dan keterampilan teknis. Dengan memahami kesalahan umum dan cara menghindarinya, instansi pemerintah dapat memanfaatkan E-Catalogue secara optimal, efisien, dan sesuai regulasi.

Tingkatkan kapasitas aparatur, perkuat pemahaman regulasi, dan terapkan praktik pengadaan yang profesional agar E-Catalogue benar-benar menjadi instrumen transformasi pengadaan pemerintah yang transparan dan akuntabel.