Panduan Praktis Penggunaan Tanda Tangan Elektronik dalam Naskah Dinas – PSKN

Transformasi digital di lingkungan pemerintah semakin dipercepat dengan diterbitkannya regulasi baru mengenai tata naskah dinas dan penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Salah satu elemen krusial dalam digitalisasi dokumen adalah Tanda Tangan Elektronik (TTE).

TTE bukan sekadar tanda tangan digital biasa—melainkan identitas elektronik yang memiliki kekuatan hukum, keaslian, serta keamanan yang diakui negara. Penggunaan TTE memungkinkan instansi pemerintah memproses dokumen secara cepat, efisien, dan minim risiko pemalsuan.

Panduan ini menghadirkan pemahaman menyeluruh tentang cara menggunakan TTE dalam naskah dinas dengan benar dan sesuai regulasi. Sebagai referensi lanjutan, Anda dapat membaca artikel Bimtek Tata Naskah Dinas Terbaru: Panduan Lengkap Implementasi, Regulasi, dan Praktik Terbaik di Pemerintahan sebagai sumber utama materi.

Dasar Hukum Penggunaan Tanda Tangan Elektronik untuk Naskah Dinas

Beberapa regulasi utama yang menjadi landasan penggunaan TTE antara lain:

• UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) beserta revisinya

• PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

• Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah

• Standar keamanan identitas elektronik dari BSrE – Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN)

Informasi lengkap dapat diakses melalui situs resmi BSSN melalui halaman layanan Tanda Tangan Elektronik BSSN.

Jenis-Jenis Tanda Tangan Elektronik

TTE dibagi menjadi dua jenis berikut:

1. TTE Tidak Tersertifikasi

• Dibuat tanpa proses verifikasi identitas

• Kurang aman dan tidak disarankan untuk naskah dinas

• Contoh: gambar tanda tangan yang disisipkan pada PDF

2. TTE Tersertifikasi

• Diverifikasi oleh penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE)

• Memiliki kekuatan hukum dan diakui dalam proses administrasi pemerintah

• Dibuat melalui penyedia resmi seperti BSrE–BSSN

• Aman, terenkripsi, dan sesuai standar

Manfaat Penggunaan TTE dalam Naskah Dinas

Penggunaan TTE memberikan berbagai keuntungan bagi instansi pemerintah, seperti:

• Mempercepat proses persetujuan dokumen tanpa menunggu pimpinan hadir secara fisik

• Mengurangi penggunaan kertas dan biaya operasional

• Mengurangi risiko pemalsuan dokumen

• Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

• Meningkatkan nilai SPBE melalui digitalisasi tata kelola

• Integrasi mudah dengan aplikasi perkantoran digital seperti e-Office, e-Surat, atau aplikasi internal OPD

Persyaratan Penggunaan TTE dalam Naskah Dinas Pemerintah

Berikut persyaratan penting sebelum menggunakan TTE:

1. Memiliki Identitas Digital Resmi

Pimpinan atau pejabat penandatangan harus melakukan registrasi di penyelenggara sertifikasi elektronik.

2. Aplikasi e-Sign atau e-Office

Dokumen harus diolah melalui sistem elektronik yang mendukung format digital dan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

3. Kebijakan Internal Pemerintah Daerah

Dokumen naskah dinas harus termasuk dalam kategori yang diperbolehkan untuk ditandatangani secara elektronik.

4. Dukungan Infrastruktur Digital

Termasuk ketersediaan jaringan internet, sistem autentikasi, dan enkripsi.

Jenis Dokumen Naskah Dinas yang Dapat Menggunakan TTE

Tidak semua dokumen dapat ditandatangani secara elektronik. Namun mayoritas dokumen administrasi telah diperbolehkan sesuai Permendagri No. 1 Tahun 2023.

Dokumen yang Dapat Ditandatangani Secara Elektronik

• Nota dinas

• Surat edaran

• Surat tugas

• Undangan

• Laporan

• Memo

• Pengumuman

• Disposisi elektronik

• Dokumen internal OPD

Dokumen yang Masih Membutuhkan Tanda Tangan Basah

• Dokumen fisik yang digunakan pihak ketiga tertentu

• Dokumen keuangan tertentu yang belum mendukung digitalisasi

• Dokumen yang diatur khusus dalam peraturan lain

Tahapan Praktis Menggunakan Tanda Tangan Elektronik dalam Naskah Dinas

Untuk memastikan penggunaan TTE berjalan sesuai ketentuan, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Registrasi Identitas di PSrE

Proses registrasi dilakukan di penyelenggara sertifikasi elektronik seperti BSrE. Anda harus menyiapkan:

2. Aktivasi Sertifikat Elektronik

Penyedia layanan akan mengirimkan informasi aktivasi melalui aplikasi resmi.

3. Mengunggah Dokumen ke Aplikasi e-Sign

Format yang digunakan biasanya PDF.

4. Penempatan Lokasi Tanda Tangan

Atur posisi TTE pada lembar dokumen
Misal:

5. Proses Penandatanganan

Menggunakan PIN atau sistem autentikasi ganda (OTP).

6. Verifikasi Keaslian Dokumen

Dokumen yang telah ditandatangani dapat diverifikasi menggunakan aplikasi atau portal resmi PSrE.

Tabel Perbandingan TTE Tersertifikasi dan Tidak Tersertifikasi

Aspek	TTE Tersertifikasi	TTE Tidak Tersertifikasi
Legalitas	Diakui hukum	Tidak memiliki kekuatan hukum
Keamanan	Sangat aman, terenkripsi	Mudah dipalsukan
Penggunaan	Resmi untuk dokumen pemerintah	Tidak boleh untuk naskah dinas
Verifikasi	Bisa diverifikasi otomatis	Tidak bisa diverifikasi

Panduan lengkap penggunaan tanda tangan elektronik dalam naskah dinas untuk mendukung tata kelola pemerintahan modern yang cepat, aman, dan sesuai regulasi.

Integrasi TTE dalam Sistem Administrasi Pemerintah

Agar implementasi TTE optimal, sistem pemerintahan harus mendukung alur digital:

Meningkatkan tata kelola dokumen secara otomatis dapat meningkatkan hasil evaluasi administrasi dan SPBE di daerah.

Untuk memastikan pemahaman menyeluruh mengenai tata naskah dinas digital, instansi dapat mempelajari Bimtek Tata Naskah Dinas Terbaru: Panduan Lengkap Implementasi, Regulasi, dan Praktik Terbaik di Pemerintahan sebagai referensi pendukung.

Kendala Umum dalam Penggunaan TTE dan Solusinya

1. Belum Semua Pegawai Terbiasa dengan Sistem Digital

Solusi:

2. Kendala Jaringan Internet

Solusi:

3. Dokumen Tidak Terbaca Sistem

Solusi:

4. Masa Berlaku Sertifikat Habis

Solusi:

Contoh Format Penempatan Tanda Tangan Elektronik dalam Naskah Dinas

Penempatan TTE harus mengikuti pedoman tata naskah, dengan format:

Contoh Penempatan:

Atau jika sistem otomatis, blok tanda tangan akan menampilkan:

• Nama pejabat

• Waktu tanda tangan

• ID sertifikat elektronik

Studi Kasus Nyata Implementasi TTE di Pemerintah Daerah

Kasus:
Salah satu pemerintah kota mengalami keterlambatan proses surat rekomendasi karena pimpinan sering bertugas luar kota.

Solusi:
Implementasi aplikasi TTE dengan integrasi e-Surat.

Hasil:

• Proses penandatanganan dokumen yang sebelumnya 2–3 hari dipangkas menjadi kurang dari 10 menit

• Efisiensi biaya operasional meningkat 70%

• Meningkatkan nilai SPBE pemerintah kota

Strategi Optimal Mengimplementasikan TTE di OPD

Agar TTE berjalan maksimal, instansi harus menerapkan strategi berikut:

1. Penyusunan SOP TTE

SOP harus mencakup:

• Prosedur penggunaan

• Penanggung jawab

• Alur tanda tangan

• Klasifikasi dokumen

2. Pelatihan Pegawai

Pegawai harus dibekali kemampuan teknis dan pengetahuan regulasi.

3. Integrasi Sistem

Gunakan satu platform terpusat untuk seluruh dokumen.

4. Monitoring & Evaluasi

Lakukan evaluasi rutin setiap bulan.

5. Audit Akses Tanda Tangan

Untuk menghindari penyalahgunaan identitas pejabat.

FAQ

1. Apakah tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah?

Ya, selama menggunakan TTE tersertifikasi dari penyelenggara resmi.

2. Apakah semua dokumen pemerintah wajib menggunakan TTE?

Tidak semua, namun sebagian besar dokumen administrasi sudah dapat menggunakan TTE.

3. Bagaimana cara memastikan keaslian dokumen bertanda tangan elektronik?

Dapat dicek melalui portal resmi penyedia sertifikasi elektronik seperti BSrE.

4. Apa perbedaan tanda tangan digital dan tanda tangan elektronik?

Tanda tangan digital adalah bagian dari teknologi enkripsi, sedangkan TTE adalah identitas hukum yang diakui negara.

Penutup

Siap membantu Anda menerapkan tanda tangan elektronik dalam tata naskah dinas untuk mempercepat layanan, meningkatkan keamanan dokumen, dan mendukung tata kelola pemerintahan modern.

Hubungi kami sekarang untuk pendampingan profesional.