Peran Instansi Pelaksana dalam Swakelola Tipe II: Kapabilitas, Tantangan & Solusi

Dalam upaya mewujudkan tata kelola pengadaan barang dan jasa pemerintah yang lebih efisien, Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 membawa pembaruan penting terhadap sistem Swakelola Tipe II. Salah satu aspek yang paling krusial dalam mekanisme ini adalah peran instansi pelaksana—pihak yang ditunjuk untuk melaksanakan sebagian atau seluruh kegiatan pengadaan atas permintaan instansi lain.

Instansi pelaksana menjadi tulang punggung keberhasilan Swakelola Tipe II. Mereka tidak hanya bertugas melaksanakan pengadaan, tetapi juga memastikan proses tersebut sesuai dengan ketentuan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas sebagaimana diamanatkan oleh regulasi terbaru.

Artikel ini membahas secara mendalam bagaimana instansi pelaksana menjalankan perannya, kapabilitas yang dibutuhkan, tantangan yang dihadapi, serta solusi strategis untuk memperkuat sinergi antar instansi pemerintah. Sebagai rujukan utama, Anda dapat membaca artikel Bimtek Penerapan Swakelola Tipe 2 Sesuai Perpres 46/2025 Dalam Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Antar Instansi Pemerintah yang mengulas konteks umum dan prinsip dasar penerapan Swakelola Tipe II.

Konsep Swakelola Tipe II dalam Perpres 46/2025

Swakelola Tipe II merupakan salah satu bentuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah di mana kegiatan dilaksanakan oleh instansi pemerintah lain. Artinya, instansi pelaksana bukanlah penyedia jasa, melainkan sesama lembaga negara atau pemerintah daerah yang memiliki kemampuan teknis tertentu.

Dalam Perpres 46/2025, konsep Swakelola Tipe II dipertegas agar dapat:

• Mengoptimalkan kolaborasi antar instansi.

• Menjamin efisiensi dan efektivitas pemanfaatan sumber daya publik.

• Meningkatkan kualitas hasil pengadaan melalui pemanfaatan kapabilitas teknis instansi pelaksana.

Contohnya, Kementerian Kesehatan dapat menunjuk Balai Pengujian Laboratorium milik Kementerian Pertanian untuk melaksanakan kegiatan pengadaan bahan laboratorium tertentu.

Dasar Hukum Peran Instansi Pelaksana

Peran dan tanggung jawab instansi pelaksana dalam Swakelola Tipe II diatur dalam beberapa regulasi utama berikut:

1. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2. Peraturan Lembaga LKPP Nomor 3 Tahun 2023 tentang Pedoman Pelaksanaan Swakelola.

3. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang e-Purchasing (terkait pembelian material oleh instansi pelaksana).

Sumber referensi resmi dapat diakses melalui situs www.lkpp.go.id sebagai portal pengadaan pemerintah pusat yang menyediakan regulasi, panduan teknis, dan sistem e-procurement nasional.

Peran dan Fungsi Utama Instansi Pelaksana

Instansi pelaksana dalam Swakelola Tipe II memiliki tanggung jawab yang tidak hanya administratif tetapi juga substantif. Secara umum, fungsi utamanya meliputi:

1. Perencanaan Teknis dan Operasional
   Menyusun rencana kegiatan, kebutuhan sumber daya, serta jadwal pelaksanaan pengadaan.

2. Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan
   Melaksanakan seluruh kegiatan yang disepakati, mulai dari perancangan teknis, pembelian bahan, hingga serah terima hasil kerja.

3. Koordinasi dengan Instansi Pengguna Anggaran
   Menjalin komunikasi aktif dengan instansi pengaju untuk memastikan kesesuaian target, waktu, dan anggaran.

4. Pelaporan dan Pertanggungjawaban
   Membuat laporan realisasi fisik dan keuangan secara transparan, serta menyampaikan bukti pengadaan yang dapat diaudit.

Struktur dan Mekanisme Swakelola Tipe II

Berikut ini gambaran umum hubungan kerja antar pihak dalam pelaksanaan Swakelola Tipe II:

Mekanisme pelaksanaan dimulai dari penandatanganan kerja sama antar instansi, diikuti dengan penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB), pelaksanaan kegiatan, dan pelaporan hasil kepada PPK instansi pengaju.

Kapabilitas yang Diperlukan oleh Instansi Pelaksana

Agar pelaksanaan Swakelola Tipe II berjalan optimal, instansi pelaksana harus memiliki kapabilitas sebagai berikut:

1. Kapasitas Teknis dan Sumber Daya Manusia

Instansi pelaksana wajib memiliki tim teknis dengan keahlian sesuai bidang kegiatan, seperti perencanaan, pengawasan, hingga pelaporan hasil pengadaan.

2. Infrastruktur dan Fasilitas Pendukung

Ketersediaan laboratorium, peralatan produksi, atau sistem informasi menjadi indikator penting kesiapan instansi pelaksana.

3. Kapasitas Manajerial

Kemampuan mengelola proyek antar instansi secara efisien, termasuk penyusunan jadwal, alur kerja, dan sistem pelaporan.

4. Kepatuhan terhadap Regulasi

Pemahaman terhadap regulasi pengadaan dan sistem elektronik LKPP seperti SPSE dan e-Catalogue merupakan syarat mutlak.

Tantangan dalam Pelaksanaan Swakelola Tipe II

Pelaksanaan Swakelola Tipe II sering kali menghadapi beberapa kendala yang berdampak pada efektivitas kegiatan. Berikut ringkasannya:

Solusi Strategis untuk Penguatan Peran Instansi Pelaksana

Untuk mengatasi tantangan di atas, perlu strategi penguatan yang bersifat sistematis dan berkelanjutan:

1. Penguatan Kapasitas SDM

Penyelenggaraan Bimbingan Teknis (Bimtek) tentang pengadaan dan penggunaan sistem elektronik seperti e-Purchasing dan SPSE menjadi keharusan. LKPP secara rutin menyediakan pelatihan melalui https://pelatihan.lkpp.go.id.

2. Peningkatan Kolaborasi Antar Instansi

Membangun mekanisme komunikasi formal melalui nota kesepahaman (MoU) dan forum koordinasi antar lembaga agar setiap pihak memahami batas tanggung jawab.

3. Digitalisasi dan Integrasi Sistem

Seluruh proses pelaporan, monitoring, dan audit perlu dilakukan secara digital melalui sistem terintegrasi agar efisiensi meningkat dan potensi penyimpangan menurun.

4. Pengawasan Internal yang Kuat

Setiap instansi pelaksana wajib membentuk tim pengawasan internal untuk memastikan seluruh kegiatan sesuai standar dan target output.

5. Optimalisasi e-Purchasing

Dalam pembelian material, instansi pelaksana diwajibkan menggunakan Katalog Elektronik LKPP, sesuai amanat Perpres 46/2025. Hal ini tidak hanya mempermudah proses, tetapi juga memastikan harga dan spesifikasi yang transparan.

Studi Kasus: Implementasi Swakelola Tipe II di Pemerintah Daerah

Kasus 1: Dinas PUPR Kabupaten X dan Balai Jasa Konstruksi Nasional
Dinas PUPR menunjuk Balai Jasa Konstruksi Nasional sebagai pelaksana pembangunan fasilitas umum melalui Swakelola Tipe II. Pelaksanaan dilakukan dengan dukungan sistem e-Purchasing untuk pengadaan bahan bangunan. Hasilnya, waktu pelaksanaan berkurang 30% dan efisiensi anggaran mencapai 12%.

Kasus 2: Kementerian Kesehatan dan Dinas Kesehatan Provinsi Y
Dalam pengadaan alat kesehatan, Kementerian menunjuk Dinas Kesehatan Provinsi sebagai pelaksana. Dengan penerapan Swakelola Tipe II berbasis sistem elektronik LKPP, transparansi meningkat, audit lebih mudah dilakukan, dan tidak ada keterlambatan serah terima hasil kegiatan.

Kedua studi kasus tersebut menunjukkan bahwa kolaborasi dan digitalisasi menjadi faktor kunci keberhasilan peran instansi pelaksana.

Dampak Positif Penguatan Instansi Pelaksana

Implementasi peran instansi pelaksana yang kuat dalam Swakelola Tipe II memberikan dampak strategis berikut:

• Peningkatan Efisiensi: Pengadaan menjadi lebih cepat karena instansi pelaksana memiliki kapasitas teknis yang mumpuni.

• Sinergi Antar Instansi: Terjadi pertukaran keahlian dan optimalisasi sumber daya publik.

• Transparansi Pengadaan: Seluruh kegiatan tercatat dalam sistem elektronik dan mudah diaudit.

• Peningkatan Kualitas Hasil: Pelaksanaan oleh instansi berpengalaman menghasilkan output yang lebih akurat dan berkualitas.

Dampak positif ini juga memperkuat capaian sebagaimana dijelaskan dalam artikel Bimtek Penerapan Swakelola Tipe 2 Sesuai Perpres 46/2025 Dalam Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Antar Instansi Pemerintah

Peran LKPP dalam Mendukung Instansi Pelaksana

Sebagai lembaga pembina pengadaan nasional, LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) memiliki tanggung jawab besar dalam membina instansi pelaksana melalui:

1. Penyusunan regulasi dan pedoman teknis.

2. Penyediaan sistem e-procurement nasional (SPSE dan e-Katalog).

3. Peningkatan kompetensi SDM melalui pelatihan daring dan luring.

4. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan Swakelola.

Melalui dukungan LKPP, diharapkan setiap instansi pelaksana mampu menjalankan Swakelola Tipe II secara profesional, efisien, dan sesuai prinsip Good Governance.

Tabel Perbandingan: Swakelola Tipe I vs Tipe II

Sinergi Swakelola Tipe II dengan Digitalisasi Pengadaan

Digitalisasi menjadi faktor kunci keberhasilan Swakelola Tipe II. Melalui sistem e-Purchasing, e-Contract, dan SPSE, proses pengadaan menjadi lebih cepat, terdokumentasi, dan minim potensi penyimpangan.

Penerapan sistem digital ini sejalan dengan kebijakan nasional transformasi birokrasi menuju Smart Government, di mana kolaborasi antar instansi pemerintah dilakukan secara daring, efisien, dan berbasis data.

Rekomendasi Penguatan Kebijakan

Untuk memperkuat peran instansi pelaksana di masa mendatang, berikut rekomendasi strategis:

1. Revisi pedoman pelaksanaan Swakelola agar lebih adaptif terhadap perkembangan teknologi.

2. Integrasi data pengadaan antar instansi di tingkat pusat dan daerah.

3. Evaluasi kinerja instansi pelaksana secara berkala dengan indikator kinerja utama (IKU).

4. Dorongan inovasi pengadaan berkelanjutan dengan memperluas katalog lokal dan produk dalam negeri.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Siapa yang dimaksud dengan instansi pelaksana dalam Swakelola Tipe II?
Instansi pelaksana adalah instansi pemerintah lain yang ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan pengadaan atas permintaan instansi pengaju anggaran.

2. Apa perbedaan Swakelola Tipe I dan Tipe II?
Swakelola Tipe I dilaksanakan oleh instansi sendiri, sedangkan Tipe II melibatkan instansi pemerintah lain sebagai pelaksana kegiatan.

3. Apakah instansi pelaksana wajib menggunakan e-Purchasing?
Ya, jika pengadaan barang atau bahan tersedia di katalog elektronik LKPP, maka wajib menggunakan mekanisme e-Purchasing.

4. Bagaimana meningkatkan kapasitas instansi pelaksana?
Melalui pelatihan teknis, integrasi sistem digital, dan peningkatan koordinasi antar instansi sebagaimana diarahkan oleh LKPP dan Perpres 46/2025.

Bangun kolaborasi antar instansi pemerintah melalui Swakelola Tipe II yang efisien, transparan, dan profesional untuk mewujudkan tata kelola pengadaan publik yang unggul sesuai amanat Perpres 46/2025.