Peran PPK dalam Pengelolaan Risiko Pengadaan di BLU Perguruan Tinggi

Di lingkungan badan layanan umum (BLU) perguruan tinggi, pengadaan barang/jasa (PBJ) menjadi bagian mendasar dalam mendukung kegiatan akademik, penelitian, pelayanan pendidikan, dan fasilitas kampus. Sebagai institusi yang mengelola dana publik atau dana layanan, BLU perguruan tinggi menghadapi tantangan khusus dalam pengadaan: kebutuhan yang cepat, spesifikasi teknis yang beragam, serta risiko hukum, keuangan, dan reputasi.

Adanya Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 (Perpres 46/2025) yang merupakan perubahan atas regulasi sebelumnya, memperkuat kerangka regulasi pengadaan barang/jasa pemerintah. JDIH LKPP+2Peraturan BPK+2 Dalam kerangka itu, peran Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menjadi sangat krusial — karena PPK bertanggung jawab atas banyak tahapan pengadaan dan pengelolaan risiko yang melekat. Kementerian Keuangan Republik Indonesia+1

Artikel ini membahas secara mendalam bagaimana PPK di BLU perguruan tinggi dapat menjalankan perannya dalam memitigasi risiko pengadaan, kompatibel dengan regulasi terbaru, dan selaras dengan kerangka besar pengadaan yang lebih luas yang dibahas dalam artikel utama: “Bimtek Optimalisasi Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa pada BLU dan BLUD Pasca Hadirnya Perpres 46 Tahun 2025”. Internal link tersebut membantu penguatan struktur situs dan relevansi konten.

Siapa PPK dan Apa Tugas Dasarnya

PPK adalah pejabat yang diberikan kewenangan oleh Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara/daerah terkait PBJ. DJPB Kemenkeu+1 Tugas pokok dan kewenangan PPK antara lain mencakup: menyusun rencana pelaksanaan pengadaan, menetapkan spesifikasi teknis/kerangka acuan kerja (KAK), menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), menandatangani kontrak, mengendalikan pelaksanaan kontrak, melakukan pelaporan. baglpbj.bimakota.go.id+1

Risiko Utama dalam Pengadaan di BLU Perguruan Tinggi

Di BLU perguruan tinggi, beberapa risiko pengadaan yang khas meliputi:

• Risiko hukum dan kepatuhan: spesifikasi yang tidak tepat, pelanggaran regulasi pengadaan, kontrak yang batal demi hukum. DJPB Kemenkeu+1

• Risiko keuangan dan pemborosan: HPS yang tidak realistis, penyedia yang tidak memenuhi spesifikasi, pembelian yang tidak efisien.

• Risiko teknis dan kualitas: barang/jasa yang diterima tidak sesuai dengan standar akademik atau layanan kampus, atau terlambat diserahkan.

• Risiko reputasi dan layanan publik: institusi kampus dikenal sebagai lembaga layanan, sehingga kegagalan pengadaan bisa berdampak buruk pada kepercayaan mahasiswa, mitra, dan masyarakat.

• Risiko operasional: koneksi antar unit (pengadaan, keuangan, teknis) yang belum selaras, serta kurangnya pengendalian kontrak secara saksama.

Peran PPK dalam pengelolaan risiko pengadaan di BLU perguruan tinggi untuk efektivitas, kepatuhan dan akuntabilitas PBJ.

Peran PPK dalam Memitigasi Risiko

Berikut uraian bagaimana PPK memainkan peran strategis dalam pengelolaan risiko di BLU perguruan tinggi:

1. Perencanaan Pengadaan yang Berbasis Kebutuhan

• PPK memastikan identifikasi kebutuhan pengadaan sesuai program kampus (penelitian, pengajaran, pelayanan mahasiswa).

• Menggunakan data historis, input pengguna layanan (dosen, laboratorium, perpustakaan) agar spesifikasi tepat.

• Memastikan penganggaran dan rencana pengadaan terintegrasi dengan sistem internal kampus dan sistem pemerintah.

• Memastikan bahwa dokumen perencanaan sudah mempertimbangkan regulasi baru seperti Perpres 46/2025.

2. Penyusunan Dokumen Pengadaan yang Kuat

• Menetapkan spesifikasi teknis/KAK yang jelas dan tepat sasaran, supaya penyedia tidak menghiraukan kualitas.

• Menetapkan HPS secara realistis, serta mempertimbangkan penggunaan produk dalam negeri (P3DN) dan UMKM apabila relevan.

• Merancang kontrak (draft kontrak) yang mencakup standar operasional, termin pembayaran, jaminan pemeliharaan, sanksi apabila penyedia gagal. DJPB Kemenkeu

3. Pemilihan Penyedia dan Penandatangan Kontrak

• PPK memilih penyedia berdasarkan metoda yang sesuai — bisa melalui katalog elektronik, atau tender, seleksi sesuai nilai dan kompleksitas pekerjaan.

• Menandatangani kontrak dengan penyedia yang telah memenuhi persyaratan dan melakukan verifikasi dokumen terkait.

• PPK memastikan bahwa kontrak mencakup aspek mitigasi risiko, seperti jaminan kualitas, jaminan waktu, dan pengendalian sub-kontrak.

4. Pengendalian dan Pemantauan Pelaksanaan Kontrak

• PPK memainkan peran pengendalian pelaksanaan kontrak secara aktif — memantau progres, kualitas hasil, penyelesaian masalah. Kemenkeu KLC2+1

• PPK menetapkan rapat persiapan pelaksanaan kontrak, melakukan pemeriksaan kelayakan penyedia, memeriksa uji coba/tes hasil jika diperlukan.

• PPK wajib menyimpan seluruh dokumen pelaksanaan, laporan kemajuan, penyerahan hasil pekerjaan. biropk.uinjkt.ac.id

5. Pelaporan dan Evaluasi

• PPK membuat laporan kepada PA/KPA tentang pelaksanaan, termasuk serapan anggaran, hambatan pelaksanaan, dan hasil pengadaan. biropk.uinjkt.ac.id

• PPK menggunakan data evaluasi untuk perbaikan ke depan — misalnya apakah spesifikasi tepat, proses pemilihan efisien, penyedia berkinerja baik atau tidak.

• PPK juga harus mempertimbangkan audit internal maupun eksternal dan memastikan transparansi serta akuntabilitas semua tahapan.

Tabel Peran PPK vs Risiko yang Ditangani

Tantangan Spesifik di Lingkungan BLU Perguruan Tinggi

• Kebutuhan pengadaan yang sangat variatif: dari alat penelitian high-tech, perangkat IT, hingga jasa konsultansi akademik.

• Adanya dual funding (APBN dan PNBP) atau dana kampus, yang menuntut PPK memahami skema pendanaan dan regulasi masing-masing.

• Unit teknis (laboratorium, pusat riset) kadang kurang memahami aspek pengadaan sehingga spesifikasi awal bisa tidak tepat.

• Perguruan tinggi sering punya kerjasama internasional atau pengadaan global, yang menambah kompleksitas regulasi dan risiko.

• SDM PPK dan tim pengadaan di BLU kampus mungkin belum tersertifikasi kompetensi secara penuh atau belum mengikuti pelatihan sesuai regulasi terbaru. inilahjateng.com+1

Strategi Penguatan Kompetensi PPK di BLU Perguruan Tinggi

Untuk menghadapi tantangan tersebut, berikut strategi yang dapat dilaksanakan:

• Menyelenggarakan pelatihan dan sertifikasi kompetensi PPK sesuai regulasi, khususnya bagi yang bekerja di BLU kampus.

• Membentuk tim pengadaan internal yang melibatkan unit teknis, keuangan, dan layanan kampus agar penyusunan kebutuhan lebih tepat.

• Menerapkan sistem monitoring dan evaluasi yang terintegrasi: PPK harus mempunyai dashboard kemajuan kontrak dan data pengadaan historis.

• Mengadopsi sistem digital pengadaan (e-procurement) dan memastikan tim pengadaan memahami sistem tersebut.

• Melakukan benchmarking dan best practice pengadaan di perguruan tinggi lain atau instansi publik sebagai pembelajaran.

Contoh Kasus Nyata: PPK Mengelola Risiko Pengadaan Alat Riset

Misalnya sebuah BLU perguruan tinggi membeli alat spektrometer untuk laboratorium riset. Risiko yang muncul: spesifikasi terlalu umum, penyedia belum memiliki kompetensi lokal, biaya tambahan untuk instalasi dan pelatihan, dan keterlambatan pengiriman.

Sebagai PPK, langkah-langkah mitigasi yang dilakukan:

• Kolaborasi dengan dosen dan lab untuk menyusun spesifikasi teknis yang sangat jelas (KAK).

• Memverifikasi penyedia bahwa mereka punya pengalaman dan servis purna jual.

• Menetapkan kontrak yang mencakup instalasi dan pelatihan di kampus, dan menyertakan sanksi keterlambatan.

• Memantau progres instalasi hingga masuk produksi oleh lab, dan menyimpan dokumentasi lengkap.

• Melaporkan ke pimpinan kampus dan menggali pelajaran untuk pengadaan alat-lainnya berikutnya.

Hasil: Alat terpasang tepat waktu, fungsi penelitian aktif lebih cepat, dan kampus berhasil meningkatkan output riset tanpa pemborosan.

Relevansi dengan Artikel Pilar

Pembahasan di sini sangat relevan dengan artikel utama: “Bimtek Optimalisasi Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa pada BLU dan BLUD Pasca Hadirnya Perpres 46 Tahun 2025”. melalui internal link tersebut, pembaca dapat memahami konteks lebih luas–yakni bagaimana pengadaan di BLU/BLUD secara keseluruhan diatur dan bagaimana peran aktor seperti PPK, ULP, dan unit pengadaan makin penting.

Ringkasan dan Rekomendasi Untuk PPK di BLU Perguruan Tinggi

• PPK harus memahami secara mendalam regulasi terbaru pengadaan barang/jasa pemerintah (Perpres 46/2025) dan menerapkannya dalam lingkungan kampus.

• PPK perlu fokus pada mitigasi risiko sejak tahap perencanaan: spesifikasi, pemilihan penyedia, kontrak.

• PPK harus menjalankan fungsi monitoring, pengendalian kontrak, dan evaluasi agar pengadaan memberi nilai tambah (value for money).

• PPK harus memastikan kompetensi sendiri dan tim pengadaan terus ditingkatkan agar sesuai dengan dinamika kebutuhan kampus.

• PPK sebaiknya memanfaatkan data dan teknologi untuk mendukung transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas pengadaan.

FAQ

1. Apakah PPK di BLU perguruan tinggi wajib memiliki sertifikat kompetensi?
Ya, regulasi pengadaan yang terbaru menegaskan pentingnya kompetensi dan sertifikasi bagi PPK agar dapat menjalankan tugas secara profesional dan sesuai standar. brida.bulelengkab.go.id+1

2. Bagaimana PPK menangani pengadaan yang nilainya kecil tetapi teknisnya kompleks di kampus?
PPK tetap harus melakukan analisis kebutuhan, menetapkan spesifikasi teknis dan kontrak yang jelas, meskipun nilai paket kecil, karena risiko teknis atau kualitas bisa tetap signifikan di lingkungan akademik.

3. Apakah PPK bertanggung jawab atas keseluruhan pengadaan atau hanya sebagian?
PPK bertanggung jawab atas pengadaan barang/jasa yang dilimpahkan oleh PA/KPA, mulai dari perencanaan sampai serah terima hasil pekerjaan, termasuk melaporkan pelaksanaan dan menyimpan dokumen. Kementerian Keuangan Republik Indonesia+1

4. Bagaimana PPK di BLU kampus dapat meningkatkan performanya dalam pengelolaan risiko pengadaan?
Dengan meningkatkan kompetensi (pelatihan, sertifikasi), menjalin koordinasi lintas unit (teknis, keuangan, layanan), menerapkan monitoring kontrak yang sistematis, dan melakukan evaluasi secara rutin terhadap hasil pengadaan.

Tingkatkan efektivitas pengadaan institusi kampus Anda melalui peran PPK yang terstruktur, profesional, dan berorientasi layanan.
Hubungi tim pengadaan kampus Anda untuk tindakan lanjutan.